Jak poprowadzić zebranie sprawozdawczo - wyborcze w klubie? Kiedy dyskutować a kiedy głosować? Jakie powołać komisje aby wszystko przebiegło sprawnie i zgodnie z przyjętymi zasadami? Kogo warto zaprosić? Co jest tajne a co poufne? Przedstawicieli klubów uczelnianych zapraszamy do zapoznania się z krótkim kursem przeprowadzenia najważniejszego zebrania w kadencji.

I. Walne zebranie w klubie jako część większej całości:

1. XXIV Zjazd AZS odbędzie się 20-21.04.2012 r. w Warszawie.

2. Kampania sprawozdawczo - wyborcza przeprowadzona będzie w następujących terminach:

• w klubach AZS (uczelnianych, środowiskowych) do dnia 20 listopada 2011 roku,
• Walne Zebranie Sprawozdawczo – Wyborcze AZS Środowisko Warszawa odbędzie się w dniu 30.11.2011 r. (środa) o godz. 18.00, w auli 106 gmachu PEDAGOGIUM Wyższej Szkoły Pedagogiki Resocjalizacyjnej w Warszawie, ul. Marszałkowska 115 (Pl. Bankowy, budynek byłego kina Capitol, wejście od ulicy Przechodniej).

II. Cele walnego zebrania:

• przedstawienie działalności klubu z ostatnich dwóch lat,
• forum dyskusji nad sprawami istotnymi dla klubu,
• wskazanie kierunków rozwoju klubu na kolejne dwa lata,
• wybór nowych władz.

III. Przygotowania logistyczne do zebrania:

• informacja OŚ i komisji rewizyjnej o terminie zebrania,
• kontrola dokumentów klubu przez komisję rewizyjną celem postawienia na walnym zebraniu wniosku o udzielenie absolutorium ustępującemu zarządowi klubu,
• decyzja zarządu o zwołaniu zebrania (termin, miejsce), podziale mandatów pomiędzy sekcje, przyjęciu projektu porządku i regulaminu obrad, zgłoszeniu kandydatur do nowych władz,
• wybór delegatów sekcji na zebranie (ustalenie przez zarząd klubu odpowiedniego klucza w sekcjach) i poinformowanie ich o terminie zebrania,
• zaproszenie gości,
• poinformowanie mediów,
• przygotowanie dokładnego sprawozdania z dwuletniej działalności,
• postaranie się o nagrody dla najbardziej zasłużonych i najlepszych sportowców i działaczy klubu,
• zarezerwowanie i przygotowanie odpowiedniej sali,
• przygotowanie materiałów dla delegatów, kart do głosowania.

IV. Przebieg Walnego Zebrania

1. Otwarcie zebrania przez prezesa ustępującego zarządu klubu:

• powitanie delegatów i zaproszonych gości,
• wprowadzenie sztandaru klubu i „Gaudeamus” (wersja opcjonalna).

2. Wybór przewodniczącego i sekretarza zebrania:

• prowadzi je prezes zarządu,
• zgłaszanie kandydatów (przez delegatów),
• głosowanie jawne przez podniesienie mandatu (zwykła większość),
• przejęcie prowadzenia obrad przez przewodniczącego,
• rozpoczęcie pracy sekretarza zebrania.

3. Przyjęcie porządku i regulaminu obrad:

• przewodniczący zebrania poddaje pod głosowanie projekt porządku i regulaminu opracowany wcześniej przez zarząd,
• głosowanie jawne przez podniesienie mandatu (zwykła większość).

4. Wybory komisji walnego zebrania:

• zgłaszanie kandydatów (przez delegatów),
• komisje zazwyczaj składają się z 3-5 członków,
• głosowanie jawne przez podniesienie mandatu (zwykła większość),
• rozpoczęcie prac komisji.

Komisje:

1. Mandatowo - skrótacyjną - sprawdza quorum - prawomocność obrad. W pierwszym terminie - co najmniej 50%, w drugim terminie - bez limitu obecnych. Przeprowadza głosowania jawne i tajne,
2. Uchwał i wniosków - notuje ona wszelkie uwagi i postulaty delegatów i gości zebrania, padające pod adresem przyszłych władz klubu. Efektem pracy komisji wnioskowej jest propozycja uchwały walnego zebrania, przedkładana delegatom przez przewodniczącego komisji do przegłosowania pod koniec obrad.

5. Wręczenie odznaczeń i wyróżnień:

• wręczenie odznaczeń AZS, klubu, innych,
• wręczenie nagród wyróżniającym się trenerom / zawodnikom.

6. Informacja komisji mandatowo - skrutacyjnej o prawomocności zebrania:

• odczytanie sprawozdania komisji mandatowo- skrutacyjnej, czy w pierwszym terminie uczestniczy co najmniej 50 %. Jeśli nie oczekujemy na rozpoczęcie w II terminie (15-30 minut później),
• komisja musi pozostawać w ciągłej gotowości do ewentualnego sprawdzania quorum.

7. Sprawozdanie ustępującego zarządu klubu:

• wskazane jest wysłać sprawozdanie przed zebranie w formie elektronicznej,
• sprawozdanie odczytuje lub wygłasza ustępujący prezes,
• sprawozdanie powinno zawierać:

1. najważniejsze wydarzenia organizacyjne i sportowe,
2. najpoważniejsze problemy,
3. informację o realizacji zadań, które postawiono przed zarządem w uchwale końcowej z poprzedniego zebrania.

8. Dyskusja nad sprawozdaniem i nie tylko...

• wystąpienia zaproszonych gości (opcjonalnie),
• wstąpienia delegatów,
• zgłaszanie postulatów i wniosków, które następnie opracowuje komisja uchwał i wniosków.

9. Wniosek Środowiskowej Komisji Rewizyjnej o udzielenie absolutorium ustępującemu zarządowi:

• sprawozdanie komisji rewizyjnej a następnie wniosek odczytuje członek Środowiskowej Komisji Rewizyjnej,
• postawienie takiego wniosku oznacza w praktyce uznanie przez Środowiskową Komisję Rewizyjną, że władze klubu działały w okresie sprawozdawczym prawidłowo, a więc zgodnie ze Statutem AZS,
• przewodniczący zebrania poddaje wniosek pod głosowanie,
• głosowanie jawne przez podniesienie mandatu (zwykła większość).

10. Wybory:

• zgłaszanie kandydatów (przez delegatów),
• prezentacja kandydatów,
• instrukcja delegatów jak mają oddać ważny głos,
• głosowanie tajne na przygotowanych wcześniej kartach do głosowania (zwykła większość),
• wybieramy następujące osoby:

1. prezesa zarządu,
2. członków zarządu,
3. delegata/ ów na walne zebranie organizacji środowiskowej,
4. delegata/ ów na Zjazd AZS.

11. Dalszy ciąg dyskusji:

• w trakcie liczenia głosów przez komisję mandatowo- skrutacyjną jest czas na kontynuowanie dyskusji,
• sporządzenie projektu uchwał końcowej przez komisje uchwał i wniosków,
• przy braku dyskutantów można ogłosić przerwę.

12. Ogłoszenie wyników wyborów:

• ogłoszenie wyników wyborów przez komisję mandatowo- skrutacyjną,
• ewentualne zarządzenie II tury wyborów w przypadku nie wyłonienia władz.

13. Przyjęcie uchwały walnego zebrania:

• projekt uchwały przestawia komisje uchwał i wniosków,
• możliwość uzupełnienia uchwały przez delegatów,
• przewodniczący zebrania poddaje wniosek pod głosowanie,
• głosowanie jawne przez podniesienie mandatu (zwykła większość).

14. Wystąpienie nowego prezesa klubu:

• podziękowania za wybór,
• w dużym skrócie wskazanie programu swojego działania na najbliższe dwa lata,
• ustalenie i ogłoszenie termin pierwszego roboczego zebrania nowo wybranego zarządu klubu.

15. Zamknięcie obrad:

• ten przywilej przysługuje przewodniczącemu zebrania,
• jeśli na początku zebrania na salę wprowadzono sztandar klubu, przed zakończeniem zebrania sztandar trzeba wyprowadzić...

Powodzenia!

opracowanie: Jakub Kosowski, rys. Joanna Szczuka